Atualmente, ser produtivo e saber gerenciar o tempo é o objetivo de muitas pessoas, inclusive o meu. Para muitos, o Kanban se tornou um dos vários recursos disponíveis para alcançar esse feito. Hoje vou compartilhar com vocês como esse sistema tem me ajudado nos meus projetos pessoais, como o SaaS que estou desenvolvendo e também como tem auxiliado no dia a dia profissional nas empresas em que tenho trabalhado, além de, tentar explorar mais profundamente sobre o que é o Kanban, um pouco de sua origem até suas aplicações práticas.
O que é Kanban?
Kanban é um sistema visual de gerenciamento de fluxo de trabalho, em outras palavras, dado um fluxo definido de trabalho (To Do > Work in Progress > Done, …) em um sistema visual como um quadro, através de um sistema puxado (pull-based system) iremos criar cartões/tickets e mover esses cartões através do quadro até acabar o fluxo (geralmente em Done, ou finalizado), todo esse processo vai ser melhor explicado em algumas sessões mais abaixo. Tudo que o foi escrito, pode ser traduzido na imagem abaixo:
Esse sistema foi desenvolvido pela Toyota em 1940, justamente para poder organizar a produção em suas linhas de montagem. A palavra “kanban” em japonês significa “cartão visual”, e o conceito acabou por se expandir muito além da indústria. O Kanban é agora amplamente utilizado por equipes de software, escritórios administrativos e até para organização pessoal.
Eu, pessoalmente, comecei a utilizar o Kanban para organizar as etapas do desenvolvimento do meu SaaS e rapidamente percebi o impacto positivo em termos de organização e visibilidade, sim, mesmo usando diariamente nos últimos anos pelas empresas em que tenho trabalhado, foi somente no aplicando nos meus projetos pessoais que percebi a “visibilidade do todo”. Isto é, através do uso de um quadro Kanban (tenho usado o Jira), consigo ter uma visão clara das tarefas que preciso fazer, tenho controle do que já estou fazendo e das atividades já concluídas, além de manter um backlog de atividade que ainda vou fazer em algum momento (serve maravilhosamente bem para não esquecer de algo que tem que ser feito mas não agora haha).
Texto alternativo: Quadro representando o sistema Kanban em uma linha de produção da Toyota.
Como Funciona um Quadro Kanban?
Um quadro Kanban é a representação visual do fluxo de trabalho que comentamos acima. Ele pode ser tanto físico, com post-its em um quadro branco, quanto digital, em ferramentas como Trello, Jira ou Monday. No desenvolvimento do meu SaaS, optei por usar o Jira por ja usar a mesma no dia a dia. Por ser uma ferramenta digital, a mesma permite atualizações rápidas e compartilhamento fácil com as pessoas caso seja minha intenção.
Se é uma pessoa nova no Kanban, ir diretamente para o Jira pode ser meio desafiador e “monstruoso”, logo recomendo que tente usar o Trello por ser mais “simples”.
O quadro é dividido em colunas que representam as etapas do fluxo de trabalho, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Cada atividade é representada por um cartão que se move pelas colunas à medida que a tarefa progride. Esse sistema é simples mas também poderoso, tem me ajudado a identificar gargalos e a manter o foco nas tarefas que realmente importam.
Elementos Principais do Quadro Kanban
- Cartões: Cada tarefa ou item de trabalho é representado por um cartão que contém informações importantes, como descrição, responsável e prazo (adapte da forma como achar melhor).
- Colunas: Representam as fases do trabalho. No meu caso, eu comecei com colunas básicas (To Do, In Progress e Done), mas fui ajustando conforme as necessidades do projeto ou situação.
- Limite de WIP (Work in Progress): Ao limitar o número de tarefas em andamento, eu acabo por evitar sobrecarga e garantir que eu me foque em atividades em progressos antes de começar novas (inclusive é uma das ideias do GTD, depois da uma olhadinha nesse post).
- Swimlanes: São faixas horizontais que separam alguns cartões de outros, eu não cheguei a usar nos projetos pessoais, mas no trabalho usamos para indicar visivelmente atividades por prioridades, então temos uma faixa para High, Medium e Low Priority.
Benefícios do Kanban no Dia a Dia
Ao longo do tempo, percebi que os benefícios do Kanban não se limitam apenas ao meu ambiente de trabalho. Ele também pode ser uma ferramenta incrivelmente útil para a minha organização pessoal. Abaixo, destaco alguns dos principais benefícios que experimentei ao implementar o Kanban no meu projeto de SaaS e na minha rotina pessoal:
1. Visualização Clara das Tarefas
Visualizar as atividades me ajudou a entender o volume de trabalho e a identificar rapidamente gargalos. Por exemplo, no desenvolvimento do SaaS, notei que ao desenvolver uma funcionalidade, eu acabava por emendar outras atividades sem relação e acabava por não finalizar o que eu estava fazendo primeiramente, mal gerenciamento da minha parte, mas o Kanban me ajudou com esse detalhe. Em uma das empresas que trabalhei, notamos que certas atividades ficavam presas na etapa de revisão, ao perceber isso, o time pôde se dedicar mais tempo à revisão e agilizar o fluxo.
2. Limitação de Trabalho em Andamento
Eu tinha o hábito de tentar lidar com várias tarefas ao mesmo tempo (exatamente o ponto anterior), mas o Kanban me ajudou a limitar o que estava em progresso, o que melhorou meu foco e evitou desperdício de energia (isso até em deveres pessoais no dia a dia que não tem nada haver com tech). Isso se refletiu em menos erros e maior qualidade no que eu estava fazendo.
3. Melhoria Contínua
Kanban promove a melhoria contínua, e essa abordagem tem me ajudado a evoluir constantemente. Cada pequena melhoria no quadro traz um ganho significativo na produtividade e eficiência, não só para mim no meu projeto pessoal, mas para todos envolvidos no projeto da empresa por exemplo, as entregas tem mais valor.
4. Flexibilidade e Adaptação
Durante o desenvolvimento do SaaS, precisei ser flexível, pois surgiam novas demandas e desafios inesperados que bloqueavam meu desenvolvimento. O Kanban se adaptou facilmente ao fluxo de trabalho, permitindo mudar as prioridades rapidamente sem comprometer a organização.
Como Implementar o Kanban na Vida Pessoal
Como eu estava dizendo acima, o Kanban pode ser usado não apenas em ambientes de trabalho, mas também para organização pessoal. Uma vez que eu comecei a usá-lo para meu SaaS, percebi que também poderia aplicá-lo para tarefas do dia a dia aplicando o que havia estudado sobre GTD (Get things done). Aqui estão algumas maneiras de implementar o Kanban na sua vida pessoal:
Planejamento de Atividades Pessoais
Utilizei o Kanban para organizar tarefas como compras de supermercado, estudos e atividades de lazer. Eu criei um quadro simples no Trello (para organização pessoal eu uso o Trello, por ser mais simples) e coloquei tudo o que precisava fazer, movendo os cartões conforme completava cada tarefa. Isso ajudou a evitar a sensação de estar sempre esquecendo algo. Além disso, também criei colunas do que eu posso resolver hoje, na semana e no mês, dessa forma consigo dar prioridades a atividades e tentar finalizar o máximo de coisas possível mantendo uma qualidade interessante.
Lembre-se: Você pode adaptar da forma que quiser, apesar de existir “guidelines”, nenhum projeto, situação e necessidade são iguais.
Gerenciamento de Projetos Pessoais
Recentemente, comecei a aplicar o Kanban também para esse blog para gerenciar minhas escritas, necessidades de edição no blog e progresso. Cada semana, eu defino metas e as visualizo no quadro, o que me ajuda a manter o ritmo e a ver minha evolução.
Ferramentas Populares para Implementar Kanban
Existem várias ferramentas que permitem implementar o Kanban com facilidade, tanto para uso profissional quanto pessoal. Algumas delas incluem:
1. Trello
Eu utilizei o Trello para gerenciar o conteúdo e assuntos relacionados ao blog além de tentar usar o máximo para aplicar o GTD e achei muito intuitivo e flexível para criar quadros personalizados para cada projeto. Ele é uma ótima opção tanto para quem está começando quanto para equipes experientes.
2. Jira
Para equipes de desenvolvimento de software, o Jira é uma ferramenta robusta que oferece uma série de funcionalidades específicas para Kanban e outras metodologias ágeis. No caso de projetos mais complexos, o Jira foi útil para acompanhamento detalhado. Eu utilizo o Jira para auxiliar o desenvolvimento do meu SaaS.
3. Asana
Quando precisei de algo um pouco mais visual para gerenciar tanto tarefas pessoais quanto de equipe, o Asana foi uma boa escolha. Ele me ajudou a gerenciar projetos pessoais menores e a ter uma boa visão do que estava acontecendo em cada etapa.
Kanban vs Scrum: Qual Escolher?
Essa é uma pergunta que já me fizeram, mas a verdade é que essas duas metodologias andam lado a lado. Geralmente, em projetos profissionais nas empresas usamos os dois e até brincamos chamando de “Scrumban“. A junção dessas duas metodologias é poderosa, pois separar as atividades em cartões com um quadro do Kanban, mas usufruir da separação do trabalho em sprints com uma timebox definida, além dos eventos do Scrum, ajudam ainda mais na visibilidade e entregas de valor de forma incremental para o cliente.
A verdade é, que em projetos particulares ou gerenciamento pessoal, pode não fazer sentido usar o Scrum, mas como eu disse antes, isso vai depender de cada situação. Caso vá fazer o MVP de um projeto, ou até mesmo já está desenvolvendo a versão “final” de um produto, pode fazer sentido definir um tempo para desenvolvimento de um bloco de atividades (timeboxes e sprints), isso fará com que foque naquelas alterações naquele período de tempo.
Usar somente o Kanban no MVP do meu SaaS me deu mais flexibilidade, algo essencial quando se lida com etapas variáveis e prazos não tão bem definidos como é o meu caso.
Em breve vamos ter um post sobre Scrum.
Como o Kanban Tem Me Ajudado no Desenvolvimento do Meu SaaS
Desenvolver um SaaS claramente não é fácil (como achei que poderia ser um tempo atrás). Talvez eu tenha esquecido que envolve lidar com muitas tarefas simultâneas, desde planejamento de funcionalidades, desenvolvimento (ponta a ponta) e até suporte ao cliente. O Kanban me ajuda a visualizar todo o processo, desde as ideias iniciais até a entrega final, permitindo:
- Priorizar Funcionalidades: Ao ter todas as tarefas visíveis no quadro, posso priorizar quais funcionalidades são mais importantes, garantindo que o desenvolvimento está alinhado com as necessidades dos usuários.
- Manter o Foco: Com o limite de WIP, consegui começar a focar em concluir uma funcionalidade antes de passar para outra, o que ajuda a manter a qualidade do produto.
- Identificar Gargalos: Quando certas etapas ficam congestionadas, o quadro mostra claramente onde está o problema, permitindo ajustes rápidos no fluxo de trabalho.
- Ter Visão do Todo: Uma dificuldade que eu estava tendo, era identificar o todo, tudo que tenho para fazer, desde atividades de desenvolvimento (Front-end, Back-end, DevOps, etc), até questões mais financeiras, gestão, etc., o que é extremamente útil para manter o projeto andando.
Conclusão
O Kanban é realmente uma ferramenta poderosa não apenas para as empresas, mas também para nossa vida pessoal. Ao visualizar as tarefas, limitar o trabalho em andamento e se comprometer com o processo de melhoria contínua, é possível transformar a produtividade e a organização no nosso dia a dia. O Kanban não só tem me ajudado no desenvolvimento dos meus projetos pessoais, mas também tem sido fundamental para manter minha vida pessoal organizada e produtiva nesse quesito, afinal é uma melhoria contínua tentar usar essa ferramentas e não é fácil, assim como também, não é para todos (todos temos formas diferentes de ser produtivos).
Mas vou deixar um convite, experimente o Kanban, seja em projetos de trabalho ou na organização pessoal. Tente por pelo menos 1 mês e tente notar as diferenças.
Caso queira se aprofundar mais no Kanban, aqui estão algumas referências: Kanban Guide em Português e Kanban pelo blog da Atlassian.
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